Klubbens "regler"

Klubbens "regler"

Afsnittet "Klubbens "regler" omhandler ikke alene snævert det juridiske område, hvor I som klubledere formelt kan være forpligtende til at rette jer efter regler, men også mere almene spilleregler og vejledninger, som det kan være fornuftigt at have ved hånden i klubarbejdet.
 
VedtægterKLUBBENS EGNE "REGLER":
Vedtægter: Vedtægterne er foreningens grundlov og formålsparagraffen fortæller jer noget om, hvad I helt overordnet kan/må/skal arbejde med. Endvidere beskriver en række bestemmelser ofte, hvad bestyrelsen og udvalg skal beskæftige sig med. Vedtægterne fastslår også bestemte procedurer for, hvordan klubbens ledelse skal handle i forbindelse med f.eks. generalforsamling, regnskabsaflæggelse, kontingent, medlemmernes indmeldelse og udmeldelse. 
Vedtægterne forpligter ledelsen, og det er væsentligt, at I har styr på regelsættet.
Vedtægterne har også sammen med referat af generalforsamling og årsregnskab eksterne juridiske/økonomiske funktioner ved at give andre parter indblik i foreningens forhold.
 
Forretningsordnen: Forretningensordnen er et sæt interne spilleregler for, hvordan en bestyrelse eller udvalg arbejder. Regelsættet supplerer klubbens vedtægter og udarbejdes af ledelsen. Forretningsordenens regler skal naturligvis stemme overnes med de regler for bestyrelsesarbejdet, der er fastsat i klubbens vedtægter.
Det kan være ganske godt at have skriftlige regler for, hvordan bestyrelsen arbejder, idet alle så kan få kendskab til procedurerne og kan forpligte hinanden på at følge dem. Forretningsorden kan fastslå regler for mødehyppighed, kommunikation under og mellem møder og procedurer for mødeindkaldelse, afstemninger med mere. 
 
 
Good Governance i foreninger: I større foreninger er et Good Governance-dokument et værktøj til bestyrelsen, hvori ledelsen  forpligter sig selv på og overfor medlemmerne meddeler nogle normer og standarder for, hvordan ledelsen agter at forvalte klubbens økonomi, administration og det politiske mandat den har fået overdraget til at lede klubben og udøve ledelsesmagten på en for medlemmer åben, gennemskuelig og betryggende måde.
 
                                                                                                                                           Diagram
 
Værdigrundlag: Klubbens værdisæt er et dokument, der supplerer klubvedtægternes formålsparagraf, og fortæller noget mere om, hvad klubben står for på et overordnet plan: Hvem er vi? Et nedskrevent værdigrundlag er derfor et kommunikationsværktøj i "salget" af klubben overfor nye medlemmer, sponsorer m.m., men er også internt i klubben en norm og et udgangspunkt for, hvad vi ønsker af og med hinanden i foreningsfællesskabet.
Værdisættet bør være det overordnede udgangspunkt for klubbens aktiviteter og for ledelsens udarbejdelse af mål - og handlingsplaner. Så der er en rød tråd mellem det klubben siger den er, og det den gør.
Da værdigrundlaget udsiger noget om, hvad fællesskabet står for, er det relevant at inddrage hele medlemskredsen i udarbejdelsen af fællesskabets værdier.
 
Vejen til bedre klubånd - en værdifuld snak. DIF's hæfte fra 2014 giver bl.a. drejebøger for, hvordan I får lavet klubbens værdisæt.
 
Generelle beslutninger: Dokumentet "Generelle beslutninger" er et værktøj til at huske klubledelsen på beslutninger af længerevarende karakter, samtidigt kan disse beslutninger samles og gennem dokumentet kommunikeres til medlemmerne i klubben. Ofte føres en beslutning til referat og mødereferatet kommunikeres ud blandt medlemmerne, men nogle år senere kan det være svært at finde det mødereferat, hvoraf det fremgår, at trænere har ret til et bestemt beløb i rejsegodtgørelse eller hvor mange penge klubben sætter af til mad på en træningslejr.
"Generelle beslutninger" kan supplere eller kan træde i stedet for en egentlig "Forretningsorden".
 
undefined
Funktionsbeskrivelser, opgavefordeling, kommisorier:
Hvad indebærer jobbet og hvem gør hvad i klubben? Det er ofte lettere, at få solgt de frivillige opgaver i klubben, hvis I kan fortælle folk, hvad der forventes af dem: Hvad er opgaverne, hvor meget tid tager de, hvem skal jeg kontakte, hvis...? I det daglige er det lettere at få løftet opgaverne, når klubbens frivillige ved, hvad de skal.
 
Lav skriftlige funktions - og opgavebeskrivelser. Det giver overblik og virker proffessionelt. Nedenfor kan I finde eksempler, som I kan bruge af. Desuden bevarer skriftligheden "den røde tråd" i klubarbejdet, hvor der vil være en del løbende udskiftninger på frivilligeposter, og risiko for at opgaver tabes på gulvet. Dokumenterne kan gemmes i en klubmappe eller være synlige på klubbens hjemmeside. I forbindelse med udskiftninger på poster vil det være en god idé at få revideret beskrivelserne og at lave en "afleveringsforretning" - f.eks. et møde mellem den nye og den aftrædende frivillige på posten, hvor fif, erfaringer, forklaringer m.m. kan gives videre.
 
Klubhåndbog - regler, politikker, værdier, struktur, opgaver. Alt i een stor bog. Eksempel fra basketball. Mønsterklubprojekt - eksempel fra Teak-wondo.
 
RetningslinjerVejledninger og maunaler: Hvordan løses opgaven? En skriftlig beskrivelse af, hvordan forskellige kerneopgaver i klubben løses, er ofte en stor hjælp til de (nye) frivillige, der sættes på opgaven, og med til at bevare "den råde tråd" i klubarbejdet. Hvordan vi plejer at holde klubbens stævne, et kursus, forældremøde ect. Vejledninger og manualer kan lægges i en klubmappe eller være synlige på hjemmesiden.
 
 
Andre klubforskrifter:
 
ParagrafferEKSTERNE REGLER:
Klubbens medlemsskab af andre organisationer - f.eks. DFF.
Fægteklubben er ofte medlem af en eller flere organisationer. F.eks. er alle fægteklubber medlem af Dansk Fægte-Forbund - og dermed også medlem af Danmarks Idræts-Forbund. Medlemskaberne indebærer både rettigheder og pligter for klubben - størstedelen af disse fremgår af vedtægterne for de organisationer, klubben er medlem af.
I nogle tilfælde indebærer klubbens medlemsskab af en forening og rettigheder og pligter for det enkelte medlem i klubben. F.eks. er det enkelte medlem forpligtet til at følge DFF's regler for stævnedeltagelse, når medlemmet fægter til en konkurrence.
For klubbens eget vedkommende så bestemmer DFF's vedtægter f.eks. at klubben skal betale kontingent, indberette medlemstal, og oplyse om bestyrelsens kontaktoplysninger (§4) for at være en del af fællesskabet.
 
Dansk lovgivning:
Foreninger er forpligtede til at overholde dansk lovgivning. Nedenfor finder I vejledninger omkring en række typiske retsforhold omhandlende foreningens aktiviteter:
 

 

© 2014 Dansk Fægte-Forbund